1099 Regras para Despesas Reembolsadas para um Subempreiteiro

Contratados independentes, consultores e freelancers enfrentam muitos desafios profissionais, incluindo aprender a dominar regras fiscais complexas. O reembolso de despesas comerciais válidas geralmente não é tributável ao contratado, desde que ele atenda às regras de contabilidade e manutenção de registros adequados.

Empreiteiros independentes muitas vezes atuam como seus próprios consultores fiscais na navegação das regras para deduções e reembolsos de negócios.

Empreiteiros vs. funcionários

Contratantes independentes diferem dos empregados para fins fiscais. Geralmente, o IRS analisa qual parte no final tem controle sobre o produto de trabalho e quem é o tomador de decisão para determinar se alguém é um empregado ou um contratado, embora o IRS possa considerar quaisquer fatos e circunstâncias relevantes. Os contratantes recebem honorários acordados pelos serviços prestados ao cliente, sem quaisquer retenções para fins fiscais. Empresas que pagam um contratado independente de US $ 600 ou mais por serviços prestados durante o ano devem fornecer ao contratado um Formulário 1099-MISC até 31 de janeiro do ano seguinte. Os clientes podem reembolsar os contratados por despesas de negócios razoáveis, mas fazê-lo para um grande volume de despesas indica ao IRS que um contratado era na verdade um empregado para fins fiscais na Instrução da Receita 55-144.

Contabilidade Adequada

Para ser reembolsado por despesas incorridas em nome de um cliente, o contratante fornece uma fatura com contabilização adequada de despesas para o cliente. Geralmente, a contabilidade adequada inclui uma lista detalhada de despesas e recibos, se solicitada pelo cliente. Assumindo que o cliente reembolsa despesas de negócios válidas, o contratado não relatará o reembolso como receita, nem deduzirá as despesas como despesas de negócios. O reembolso não será refletido no Formulário 1099-MISC do contratado.

Contabilidade Inadequada

Se o contratado deixar de fornecer uma lista detalhada das despesas do negócio ao cliente, o reembolso, se pago, é incluído como receita para o contratado no Formulário 1099-MISC. Assumindo que o contratante tenha mantido registros suficientes das despesas, ele pode deduzir as despesas do Anexo C do Formulário 1040.

Manutenção de Registros

O contribuinte que reivindica a dedução - o contratado ou o empregador - deve substanciar as despesas comerciais. Salvar recibos ou registros de despesas, como cheques cancelados ou extratos de cartão de crédito. Além disso, documente os detalhes de cada despesa, incluindo o objetivo comercial e as partes envolvidas - por exemplo, os participantes de uma refeição. Registre também a data das despesas; onde a despesa foi incorrida, incluindo o local e a cidade, se for uma despesa de viagem; e uma lista detalhada de cada despesa.

Subcontratados

Ocasionalmente, contratados independentes contratam subcontratados para concluir determinados trabalhos que podem ser classificados como empregados ou contratados para fins tributários. Nestes casos, os contratantes originais tornam-se empregadores e devem aderir às mesmas regras que regem o reembolso de despesas, embora de uma perspectiva diferente.