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Você pode pagar antecipadamente por serviços de tempos em tempos, possivelmente para obter um melhor acordo sobre o trabalho, ou talvez porque é um dos termos de uma oferta para agendar serviços com antecedência. Às vezes, quando você faz isso, as coisas aparecem e os serviços não são concluídos como planejado. Neste caso, você pode ter que escrever uma carta ao prestador de serviços ou contratante pedindo seu dinheiro de volta. Escrever uma carta nesse tipo de situação desconfortável requer tato e talento.
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Escreva sua carta em papel. Embora o e-mail seja um meio popular e rápido de se comunicar com pessoas e empresas, ele pode não atender aos requisitos legais que uma carta exige. Papel, cartas enviadas também tendem a ser mais eficazes para comunicar exatamente o que pode ter dado errado, e o que você está procurando para remediar a situação.
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Componha sua carta no formato de negócio de bloco, onde a letra inteira é justificada à esquerda ou cada linha escrita está no lado esquerdo da página. Comece no topo com a data e desça para escrever seu nome e endereço. Desça algumas linhas de lá e escreva o endereço da pessoa para quem você está enviando a carta. Desça mais algumas linhas e escreva sua saudação. Cumprimente a pessoa pelo nome e mantenha-se longe de "Dear Sir" ou "A quem possa interessar".
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Escreva claramente, usando uma linguagem profissional e clara. Use termos simples que sejam fáceis de entender e faça uma solicitação direta para o reembolso, informando o motivo pelo qual você está solicitando. Inclua qualquer informação pertinente, como a data em que o trabalho deveria ter sido iniciado e concluído. Inclua também todos os esforços que você tenha feito para contatar a pessoa para organizar o trabalho a ser feito. Tornar a carta amigável e profissional, e abster-se de linguagem dura ou jargão de negócios.
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Diga exatamente o que você está procurando na carta. Este é um chamado à ação; Se você quiser um reembolso de US $ 200, então diga isso. Inclua uma data em que você entrará em contato com a empresa, caso não tenha ouvido falar deles. Dê muitas informações de contato e diga qual é o seu método preferido de contato. Revise sua carta com cuidado, executando uma verificação ortográfica na carta, se você estiver usando um computador. Declare uma data que você espera ouvir de volta e deixe claro que você ligará se não o fizer.