Implicações Fiscais do Reembolso de Despesas através da Folha de Pagamento

O Internal Revenue Service permite que os empregadores reembolsem os funcionários pelas despesas comerciais incorridas no trabalho. De acordo com um plano responsável, esses reembolsos de despesas são isentos de impostos para o empregado. Se for um plano não responsável, os pagamentos são considerados como salários. Se os reembolsos forem emitidos através da folha de pagamento, isso significa que eles fazem parte de um plano não contábil e que o empregado pagará impostos sobre os reembolsos.

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Despesas de negócios de funcionários

Como representantes da empresa, os funcionários tendem a incorrer em despesas de negócios enquanto trabalham. Dirigir para atender um cliente, pegar alguns materiais de escritório ou levar um cliente para almoçar são todas as despesas comerciais que podem ser reembolsadas pelo empregador. Para documentar e justificar despesas, os funcionários devem salvar cópias de recibos ao fazer compras comerciais. O IRS permite que os empregadores reembolsem os funcionários pela milha para viagens de carro, para que os funcionários possam manter um registro detalhado das viagens de negócios em vez de salvar as receitas de gás.

Planos Responsáveis ​​e Não Responsáveis

Quando os empregadores reembolsam os funcionários pelas despesas de trabalho, eles o fazem sob um plano responsável ou um plano não responsável. Um plano responsável é aquele em que o empregado fornece documentação atempada das despesas e devolve os reembolsos em excesso. O empregador verifica se a despesa tinha uma conexão comercial e retém uma cópia da documentação. Sob um plano responsável, o reembolso de despesas não é renda. Em vez disso, é um reembolso isento de impostos para as despesas do empregado.

Emissão de cheques em um plano responsável

Se você tiver um plano responsável, os reembolsos de despesas não deverão ser processados ​​por meio da folha de pagamento. Em vez disso, peça aos funcionários para reunir periodicamente a documentação das despesas e, em seguida, emitir uma verificação de reembolso de despesas. Esses pagamentos devem ser registrados como despesas da empresa. Por exemplo, se você cortar um funcionário com um cheque de reembolso de milhagem por US $ 50, esses US $ 50 devem ser registrados como despesa de milhagem. Sua empresa será capaz de amortizar essas despesas em sua declaração de impostos de negócios, portanto, retenha cópias de formulários de milhagem e recibos para substanciar as despesas.

Processamento de folha de pagamento para planos não contábeis

Se o empregador não seguir as regras de um plano responsável, ele estará operando sob um plano não contábil. Às vezes, um empregador implementa intencionalmente um plano não contabilizado para minimizar a manutenção de registros. Por exemplo, uma empresa pode optar por doar US $ 500 a cada funcionário para cobrir despesas com alimentação e milhagem para um treinamento anual de negócios e não exigir recibos. Nesse caso, os reembolsos de despesas são realmente considerados como salários e os funcionários pagam impostos sobre eles.

Como estes são considerados como salários, os reembolsos de despesas sob um plano não contábil devem ser processados ​​por meio da folha de pagamento. Dessa forma, o empregador pode reter impostos federais, estaduais e de folha de pagamento. No final do ano, os reembolsos de despesas serão reportados como salários no Formulário W-2 do empregado.