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Organizar seus documentos não apenas manterá seus arquivos importantes à mão, mas também os protegerá, se armazenados adequadamente. Ninguém gosta da sensação de se mexer em documentos, jogando jornais porque não consegue encontrar aquele importante extrato bancário. Depois de organizar e arquivar seus documentos, encontrar seus arquivos importantes é rápido e fácil.
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Calcule o número de pastas de arquivos, fichários e divisores de divisões de que você precisa. Isso depende de quantas categorias de arquivamento diferentes você tem. É melhor comprar esses suprimentos depois de criar suas categorias de arquivamento, para que você saiba exatamente quantas pastas precisa.
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Designe um espaço ou uma mesa grande para criar as pilhas de todos os seus documentos. Organizar seus documentos é um processo e, portanto, você deseja designar uma área onde você pode fazer as pilhas de seus documentos classificados e deixá-los classificados lá se você não terminar imediatamente. Dependendo da quantidade de documentos que você tem, isso pode levar um fim de semana inteiro ou, melhor ainda, gastar pelo menos 10 a 30 minutos por dia para organizar e arquivar seus documentos.
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Organize seus documentos em pilhas separadas em categorias de nome. Por exemplo, contas de água em uma pilha e extratos bancários em outra (pilhas separadas para cada banco).
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Faça uma lista das diferentes categorias nomeadas (empresas ou nomes de documentos) que você tenha colocado todos os seus documentos em pilhas separadas. Por exemplo: Bank of America, Conta de Água, Empréstimo de Carro, Seguro de Fazenda Estadual, AAA, Empréstimos Estudantis, etc. Alfabetize sua lista. Se todos os seus documentos estiverem armazenados em um arquivo em ordem alfabética, será mais fácil para você encontrar seus documentos.
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Escreva cada um dos nomes de categoria na guia da pasta de arquivos ou em um papel separado com guias que você separa e, em seguida, insira na guia da pasta de arquivos suspensos.
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Coloque todas as pastas de arquivo no arquivo em ordem alfabética. Comece a arquivar suas pilhas de documentos. Ao arquivar documentos em suas pastas apropriadas, organize os documentos em ordem cronológica, com o mais novo no topo. Verifique com as leis estaduais e federais quando se trata de descobrir quanto tempo você deve manter certos documentos importantes. Alguns documentos, como contribuições do IRA, devem ser mantidos permanentemente.
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Mantenha um backup de documentos importantes - ou se você quiser apenas ter os documentos do ano em mãos (por exemplo, para fins fiscais) - fazendo com que os arquivos sejam arquivados em cópias dos seus documentos. Dependendo da quantidade de documentos que você separar seus documentos em categorias, como documentos bancários, contas e investimentos. Não se esqueça de rotular os divisores de separadores para que tudo no seu fichário seja facilmente acessível. Coloque uma lista das categorias com guias na frente do seu fichário. Você também pode digitalizar todos os seus documentos importantes e manter cópias eletrônicas como cópia de segurança.