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O objetivo de uma agenda de reuniões é garantir que os participantes tenham uma idéia de onde a discussão está indo. Ele também fornece um período de tempo para que todos os envolvidos saibam quando a reunião será encerrada. Crie um modelo de agenda de reunião rápida no formato certo para que tudo o que você precise fazer seja atualizá-lo para cada sessão.
Formato de lista
Ao escrever uma agenda de reunião, você deve formatá-la em uma lista numérica e alfabética na ordem dos eventos. O formato padrão tem a palavra "Agenda" no topo da página. Em "agenda", escreva o nome da empresa, a data e a hora da reunião. Cada item principal da agenda é processado por um número ou numeral romano da seguinte forma: "I. Introdução, II. Correspondência". Em cada categoria principal, adicione descrições mais detalhadas precedidas por uma letra em ordem alfabética. Aqui está um exemplo: "a. Introdução geral, b. Introdução de novos membros". Continue esta sequência para todos os itens e descrições da agenda.
Esboço
O esboço básico para uma agenda de reuniões é, em primeiro lugar, a introdução, seguida das atas da reunião anterior (considerando e aprovação), relatórios, novos negócios, itens de discussão (em ordem de importância) e o fechamento. Esta é uma diretriz básica para uma agenda - é claro, você pode adicionar seus próprios itens na ordem que preferir.
Estimativas de tempo
Você também deve incluir estimativas de tempo para cada item da sua agenda. Use blocos de tempo em minutos ou horas, usando estimativas realistas. O parlamentar da reunião (geralmente um secretário ou gerente) pode usar essas diretrizes para manter a reunião no caminho certo. Por exemplo, você pode adicionar "3 minutos" ao lado do item de linha de apresentação e "15 minutos" em cada item para discussão.
Responsabilidades
Além das estimativas de tempo de reunião, inclua também o nome da pessoa responsável por liderar cada discussão. Se você ou o gerente são a única pessoa que planeja conduzir a reunião, isso é desnecessário. Mas se você tiver membros da equipe diferentes atribuídos a cada tarefa da agenda, inclua os nomes. Por exemplo, se uma secretária estiver dando os minutos, inclua o nome dela ao lado daquele item da lista.