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Ao longo do relacionamento de um empregado com um empregador, uma reclassificação do status fiscal pode ser necessária. Muitas vezes, uma empresa contratará trabalhadores por contrato. Se o relacionamento se tornar regular e contínuo, a empresa pode precisar converter o trabalhador de um contratado independente para um trabalhador assalariado. A falha em classificar adequadamente um trabalhador como empregado e pagar os impostos sobre a folha de pagamento exigidos pode sujeitar a empresa a multas. Quando ocorre uma conversão, tanto o empregador quanto o empregado têm certas responsabilidades.
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Revise as diretrizes do Internal Revenue Service com relação a quando um trabalhador deve ser tratado como um empregado em vez de um contratado independente (consulte o Recurso 1). Identifique todos os contratados que trabalharam para você que receberão um 1099 no final do ano fiscal e precisam ser convertidos em um W-2 sob as mesmas diretrizes.
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Notifique o contratado por escrito da necessidade imediata de convertê-lo a um funcionário e de quais informações de identificação você precisa para efetuar essa mudança. Documente a data e a hora em que esses registros foram produzidos no arquivo do funcionário. Use um recibo de correio certificado com postagem suficiente se você enviar o aviso por correio de superfície. Guarde o recibo carimbado pelo Serviço Postal dos EUA em seus registros como sua "prova de correspondência" legal.
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Configure um novo arquivo de funcionário no banco de dados do funcionário e no sistema de registro. Classifique o contratado que está sendo convertido como salário, isento de salário ou isento por hora, com base no trabalho envolvido e no nível de responsabilidade que o empregado terá. Use seu computador e acesso à Internet para revisar as diretrizes do Departamento de Trabalho dos EUA com base na Fair Labor Standards Act (consulte o Recurso 2).
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Configure um cronograma de pagamento compatível com o tipo de classificação de funcionário regular do contratado. Estabeleça gatilhos para pagamento de horas extras após 40 horas de trabalho por semana, se o novo funcionário for um empregado por hora.
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Exigir que o novo funcionário preencha um formulário W-4 fornecendo informações individuais e isenções de impostos a serem calculadas ao determinar os impostos retidos na fonte. Insira o novo funcionário no banco de dados do funcionário e no sistema de cronometragem conforme necessário.
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Gere um formulário W-2 preenchido para o novo funcionário antes de 31 de janeiro para o ano fiscal anterior, relatando salários, impostos retidos e outras informações exigidas no formulário. Envie quatro cópias ao empregado para vários requisitos de declaração de impostos. Guarde uma cópia para seus próprios registros comerciais e envie uma cópia para o Internal Revenue Service e para as autoridades fiscais estaduais ou municipais, se aplicável.