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As empresas podem reembolsar os funcionários por despesas de milhagem relacionadas ao trabalho e reivindicar uma dedução fiscal. No entanto, a milhagem associada ao deslocamento regular do funcionário não conta como despesa de milhagem. Se um funcionário não for reembolsado integralmente pelas despesas de milhagem, ele poderá reivindicar a parte não-reembolsada como despesa comercial do empregado.
Requisitos para Reembolso de Milhas
O IRS fornece algumas diretrizes para as empresas reembolsarem os funcionários pelas despesas de milhagem. Se feito corretamente, o pagamento não é tributável para o empregado e a empresa pode deduzi-lo como uma despesa. Para reivindicar a dedução, o IRS exige que a empresa documente os detalhes da despesa e verifique se a viagem foi para fins comerciais. Para que o pagamento não seja tributável para o funcionário, o funcionário deve documentar as despesas relacionadas ao trabalho e devolver os reembolsos em excesso que receber.
Taxas de Reembolso
A maneira mais simples para uma empresa reembolsar a milhagem dos funcionários é usar a taxa de milhagem padrão do IRS. Esta taxa é projetada para cobrir o custo médio de manutenção de gás, carro, reparos, seguros, registro e depreciação. A taxa é de 56 centavos por milha, a partir de 2015, e é ajustada regularmente. Alternativamente, uma empresa pode decidir reembolsar apenas despesas específicas de automóveis, como a conta de gás para uma viagem para fora da cidade. Pode até optar por não reembolsar a quilometragem.
O que conta a milhagem
Para que a milhagem seja dedutível, você deve dirigir ou viajar para fins relacionados ao trabalho. Visitar um cliente, pegar suprimentos ou viajar para uma conferência são razões válidas para reivindicar despesas de milhagem. No entanto, o IRS especificamente proíbe funcionários e empresas de deduzirem a quilometragem envolvida em um deslocamento normal para o trabalho. Para dar conta disso, você deve subtrair a quantidade de milhas envolvidas em seu deslocamento normal de trabalho de sua milhagem relatada. Por exemplo, digamos que sua casa é uma viagem de ida e volta de 10 milhas do seu local de trabalho regular. Em vez de ir ao seu local de trabalho regular, você trabalhou em um site do cliente por um dia, que era um trajeto de ida e volta de 30 milhas. A milhagem incorrida menos o trajeto normal - 20 milhas - é reembolsável e dedutível.
Milhagem Não Reembolsada
Se você dirigiu para o trabalho e seu empregador não o reembolsou ou reembolsou apenas parcialmente, você pode reivindicar uma dedução fiscal em sua declaração de imposto pessoal. Os funcionários podem deduzir despesas de trabalho e negócios não reembolsadas no Formulário 2106. Infelizmente, a dedução é limitada. Diversas deduções detalhadas, tais como despesas de empregados não reembolsadas, são dedutíveis apenas na medida em que excedam 2% do seu rendimento bruto ajustado.