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O Internal Revenue Service (IRS) recomenda manter bons registros, mas não exige empresas ou indivíduos para manter registros financeiros em qualquer forma específica. Se você reivindicar despesas médicas como uma dedução em seus impostos, precisará manter a documentação para usar no caso de uma auditoria.Em uma auditoria, você deve provar ao IRS que as despesas que você reivindicou são válidas, ou você pode ser obrigado a pagar imposto de renda adicional.
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Etiquete as seções de um arquivo de acordeão ou pastas de arquivo separadas com as categorias de despesas médicas que você poderá reivindicar. Você precisará de uma seção para contas médicas, contas odontológicas, prescrições, seguro médico e custos de transporte. Dependendo dos tipos de cuidados médicos que você e seus dependentes usam, você pode precisar de seções adicionais. Se, por exemplo, o médico do seu filho prescrever tutoria, adicione uma seção para despesas educacionais. Outras possibilidades incluem honorários legais incorridos para obter tratamento adequado e taxas para conferências médicas.
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Adicione notas a cada registro escrito de uma despesa médica quando você a receber. Cada documento deve identificar quem pagou a despesa - você ou um dos seus dependentes. O registro também deve incluir o nome e endereço do provedor, a data da despesa, tipo de despesa e custo. O IRS recomenda manter o controle de despesas quando elas ocorrem. Registros escritos incluem itens como recibos, contas, recibos de vendas, cheques cancelados, extratos de cartão de crédito e registros de transferências eletrônicas.
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Insira os detalhes do registro médico em sua planilha ou aplicativo de rastreamento. Você pode configurar uma planilha de papel e lápis ou usar um software de computador para rastrear despesas médicas. A planilha deve incluir uma coluna para cada um dos detalhes que você anotou no registro escrito. Organize as colunas de uma maneira que faça sentido para você. Você pode, por exemplo, colocar a data na primeira coluna, depois o nome da pessoa associada à despesa, o tipo de despesa e assim por diante. Aplicativos de planilhas ou software de rastreamento especializado têm várias vantagens sobre um registro manuscrito. Por exemplo, a maioria dos softwares permite que você reorganize a ordem das colunas e classifique as informações por um fator específico. Um sistema de rastreamento de computador também lhe dará totais automaticamente.
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Coloque o registro escrito da despesa na seção apropriada de seus arquivos. Mantenha os registros em ordem por data dentro de cada seção de arquivo colocando consistentemente cada novo registro na frente ou no verso do arquivo.