Ledgers estão simplesmente executando registros de créditos e débitos. Usamos um livro de registros toda vez que inserimos cheques ou depósitos em nossos talões de cheques ou depósitos e retiradas em uma caderneta de poupança. Algumas pessoas mantêm um livro doméstico. Outros mantêm registros corporativos para pequenas empresas ou corporações internacionais. Embora a informatização tenha simplificado o trabalho do contador corporativo, ela também pode ser aplicada às finanças domésticas. Os livros baseados em computador estão disponíveis como freeware ou shareware, bem como os pacotes profissionais disponíveis para compra. Os tablets Ledger estão disponíveis em qualquer loja de material de escritório e na maioria das papelarias.
Os Ledgers contêm pelo menos cinco colunas, usadas para data, detalhes, crédito, débito e saldo. A coluna de detalhes é usada para o nome do beneficiário ou fonte de renda e quaisquer notas. A receita ou despesa é registrada na coluna de crédito ou débito (deixando a outra coluna em branco) e um total acumulado é entrado na linha de saldo. Colunas podem ser adicionadas para indicar receita tributável ou despesas dedutíveis. Ledgers devem ser mantidos por um determinado período - uma semana ou um mês - dependendo do número de transações que ocorrerem. No final do período, os débitos e créditos são somados e o saldo final é verificado adicionando os créditos e subtraindo os débitos do saldo inicial. O saldo final é "antecipado" como saldo de abertura no razão para o próximo período. Certifique-se de marcar cada folha do seu razão com um título (razão de família, nome da empresa), datas do período que a folha cobre e títulos para as colunas. Se você precisar de mais de uma página para cobrir um período de atividade, lembre-se de marcar os números de página para o número total em cada página.
Ledgers são usados por contadores para preparar balanços, acompanhar receitas e despesas para declarações de impostos e preparar orçamentos. Para usar o razão para isso, eles atribuem números de conta para cada grupo de ativos e passivos. Um número de conta separado pode ser dado a: renda de cada fonte, aluguel, pagamento de hipoteca e empréstimo, aluguel de computador, despesas escolares ou qualquer tipo de renda ou despesa que você pode precisar de um total para o final do ano. A numeração de contas facilita a coleta de dados que podem ser usados para calcular impostos ou obter orçamentos. Usando seu livro, você pode preparar um orçamento para sua empresa e família que pode prever quais despesas você deve planejar e que tipo de receita você pode esperar. Mantenha livros de contabilidade separados para contas de negócios e pessoais para manter o controle de dinheiro e ter registros completos para seu contador.