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Despesas antecipadas são o resultado de pagamentos antecipados em dinheiro para despesas que uma empresa incorrerá em vários períodos contábeis no futuro. As empresas ajustam as despesas antecipadas periodicamente para refletir a parte das despesas pagas antecipadamente incorridas ao longo do tempo. Se as despesas antecipadas não forem ajustadas, elas serão superavaliadas e as despesas efetivamente incorridas serão subavaliadas. Uma deturpação de despesas antecipadas e despesas incorridas terá impacto tanto no balanço patrimonial quanto na demonstração do resultado.
Despesas Antecipadas
Despesas pagas antecipadamente se tornam despesas incorridas com a passagem do tempo ou através do consumo. Exemplos de despesas pagas antecipadamente incluem pagamentos anuais de seguro e aluguéis pré-pagos que expiram com o tempo, ou suprimentos de escritório que duram vários períodos contábeis e expiram por usos. Quando as empresas compram despesas pagas antecipadamente, elas debitam despesas pagas antecipadamente e crédito em dinheiro. O valor original de despesas antecipadas diminui à medida que partes das despesas antecipadas são debitadas em despesas reais quando incorridas no futuro.
Ativos do Balanço Patrimonial
Uma despesa paga antecipadamente não é um item de despesa, como o termo implica, mas sim um ativo registrado no balanço patrimonial. O débito da despesa paga antecipadamente para registrar os pagamentos antecipados para despesas futuras aumenta o saldo da conta da despesa paga antecipadamente como um ativo. Ao longo do tempo, quando as empresas recorrem ao ativo de despesas antecipadas para cobrir despesas futuras, o saldo na conta de despesas antecipadas deve declinar de acordo. No entanto, sem fazer nenhum ajuste, o saldo da conta permanece como originalmente registrado, exagerando o valor das despesas pagas antecipadamente como um ativo.
Despesa com Despesa de Renda
As despesas incorridas em períodos contábeis futuros, excluindo as despesas antecipadas, são registradas como itens de despesa na demonstração do resultado. Como as empresas pagaram antecipadamente as despesas que incorrerão no futuro, não haverá transações vinculadas à contabilização de despesas durante os períodos contábeis futuros. Sem uma transação comercial acompanhada, as empresas às vezes podem esquecer de registrar e relatar uma despesa depois de incorrer nela. A omissão de tais ajustes de despesas subestima o valor da despesa na demonstração do resultado.
Ajustando entradas
As empresas utilizam lançamentos de ajuste no final de um período contábil para ajustar as despesas pagas antecipadamente e registrar as despesas incorridas. As entradas de ajuste são uma entrada de crédito para a conta de despesas pagas antecipadamente no balanço patrimonial e uma entrada de débito para a conta de despesas na demonstração de resultados. O ajuste de crédito reduz o saldo da conta da despesa paga antecipadamente e o ajuste do débito aumenta a despesa incorrida. Com os ajustes, a despesa antecipada como ativo no balanço patrimonial e a despesa incorrida e informada na demonstração do resultado são apropriadamente apresentadas em seus saldos corretos.