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Uma carta cuidadosamente elaborada é fundamental se você espera receber um reembolso por uma compra importante como um carro. Seu pedido de reembolso resolve a questão fundamental do atendimento ao cliente. Se a concessionária de carros avaliar o atendimento ao cliente e você tiver uma reivindicação legítima de reembolso, ele deverá honrar sua solicitação.
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Entre em contato com a concessionária de carros. Explique a natureza da sua chamada e obtenha um nome de contato para a pessoa que lida com problemas de atendimento ao cliente, como reembolsos. Informe a concessionária da sua intenção de solicitar reembolso e por quê. Isso coloca a empresa em aviso para que esteja ciente de sua reivindicação. Use o tato se você perceber que solicitar reembolso poderia tornar-se contencioso. A última coisa que você quer fazer é afundar suas chances de receber um reembolso por causa de maus modos.
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Use um formato comercial para criar o título da sua carta. Em um formato comercial, este é o seu nome, endereço e data no topo da página. O cabeçalho deve ficar assim:
Seu Nome Seu Endereço Sua Cidade, CEP do Estado Seu endereço de e-mail (se você tiver um) Data
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Crie o endereço interno, que inclui o nome e o sobrenome da pessoa para quem você está escrevendo. O endereço interno segue o mesmo formato do seu cabeçalho:
Primeiro e último nome da pessoa de contato na concessionária de veículos. Endereço do endereço Cidade, CEP do estado
O espaçamento é importante. Idealmente, não deve haver mais do que dois espaços de linha entre o cabeçalho e o endereço interno.
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Crie a saudação, que é onde você aborda a pessoa na carta. A saudação padrão é: "Caro Sr. (Sra.) Nome Completo:" Ao contrário de uma carta amigável, certifique-se de usar o primeiro e último nome da pessoa em carta comercial, o que requer uma saudação formal.
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Escreva (ou digite) o corpo da carta. É aqui que você faz o seu ponto principal. Separe o corpo da carta em três partes: o começo, meio e fim. Apresente-se usando seu nome completo e por que você está escrevendo a carta: para solicitar um reembolso. Não faça recuo, porque as letras comerciais seguem um formato de bloco.
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Enderece por que você merece um reembolso na parte do meio do corpo da carta. Esta é uma carta persuasiva, profissional e apaixonada. Diga o motivo pelo qual você acredita que merece um reembolso após sua apresentação. Simplesmente pedir um reembolso sem explicação provavelmente cairá em ouvidos surdos. Inclua quaisquer informações pertinentes e cópias da documentação de apoio, como nomes de pessoas com quem você falou e o recibo de vendas. Encerre o corpo da carta agradecendo à pessoa de contato e inclua seu número de telefone e a melhor hora para entrar em contato com você.
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Feche a carta com "Sincerely yours" e assine seu nome na parte inferior da carta. Se você digitou a carta, digite também seu nome completo sob sua assinatura.