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Quando um funcionário viaja a negócios, ele provavelmente tem algumas despesas dedutíveis. Para manter a contabilidade simples, o Internal Revenue Service permite que os empregadores paguem e deduzam as diárias; o patrão só precisa manter o controle das taxas diárias padrão para alimentação, hospedagem e outras despesas, em vez de pedir aos funcionários que tragam recibos para os custos reais. Se o empregador não reembolsar o empregado, ele poderá deduzir as despesas reais ou as diárias padrão.
Reembolsos e Rendimentos
Na opinião do IRS, um funcionário que recebe uma ajuda de custo por viagem de negócios está recebendo reembolso do empregador. Qualquer subsídio de custo por dia, para além das despesas reportadas pelo empregado, é o rendimento e é reportado no formulário W-2 do empregado. Se os salários do funcionário incluírem despesas de viagem de negócios, não haverá reembolso, nenhuma dedução do funcionário e nenhuma receita adicional será informada ao IRS.
Taxas baixas altas
Per diem subsídios são definidos pelo IRS. Um funcionário coberto por esses subsídios não precisa acompanhar as despesas individuais, embora deva documentar a hora, o local e o objetivo da viagem. Os empregadores também podem usar taxas "baixas altas" que representam despesas mais altas em determinadas áreas, como no Alasca ou no Havaí. Se as taxas mais altas forem usadas para a viagem de um funcionário, elas deverão ser usadas novamente para todas as outras viagens feitas por esse funcionário durante o ano fiscal. Algumas taxas mais baixas são sazonais, o que significa que elas só se aplicam em épocas de "alta temporada" durante o ano em certos locais: Sedona, Arizona, em março e abril, por exemplo, ou Miami durante a movimentada temporada turística de janeiro a março.
Deduções ao Empregado
Para os funcionários, o IRS define as taxas padrão para determinadas despesas de viagens de negócios. Para as refeições, um subsídio diário padrão varia de acordo com o destino da viagem. Uma taxa de quilometragem padrão também cobre o uso comercial de um veículo, o que permite que os trabalhadores evitem manter o controle de gás, seguro, estacionamento, pedágios e todos os outros incidentes associados ao uso de um carro ou caminhão. Os funcionários discriminam e reivindicam essas despesas, tanto padrão quanto reais, no Formulário 2106. O total é exibido na Programação A, que lista todas as deduções discriminadas para devoluções individuais. Apenas a quantia que exceda 2% da receita bruta ajustada é dedutível.
Taxas do ano fiscal
Para o ano fiscal de 2015, a partir de 1º de outubro de 2014, as diárias de empregador atingiram US $ 172 para hospedagem e refeições; o per diem para áreas de alto custo chegou a US $ 259. Esses reembolsos não estão sujeitos a retenção de imposto de renda ou impostos sobre folha de pagamento, nem são relatados no W-2. As taxas diárias de alojamento não estão disponíveis para os indivíduos que trabalham por conta própria, mas podem usar um subsídio padrão para as refeições e outro para despesas acessórias nos dias em que não usam o subsídio de refeição. Eles relatam essas e quaisquer despesas reais como deduções no Anexo C. As mesmas regras se aplicam a qualquer pessoa com propriedade significativa da empresa, que o IRS define como 10% ou mais.