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Como empregador, você é responsável pelo pagamento de impostos estaduais e federais sobre a folha de pagamento em nome de seus funcionários. Alguns impostos sobre folha de pagamento, como imposto de renda e FICA (Previdência Social e Medicare) retidos de seus funcionários. Outros, como FUTA e SUTA, são impostos que você deve pagar. Ao descobrir as obrigações fiscais de seus funcionários, consulte os formulários W-4. Alguns impostos são reportados e depositados trimestralmente. Outros devem ser pagos com base no cronograma de depósito determinado pelo IRS.
Horários de Depósito
Geralmente, existem dois cronogramas de depósito para um negócio: mensal e quinzenal. Se você é um novo negócio ou relatou US $ 50.000 ou menos em responsabilidade tributária durante o período de retrospectiva (de 1º de julho a 30 de junho do ano anterior), você relatou uma programação mensal. Se seus impostos excederam US $ 50.000 durante o período de retrospectiva, você é um arquivador quinzenal.
Quando depositar
Os depositantes mensais devem depositar os impostos sobre folha de pagamento, como imposto de renda, previdência social e Medicare, até o dia 15 do mês seguinte. Os depositantes semileveros devem depositar os impostos sobre os salários na quarta-feira após um período de pagamento que termina em uma quarta, quinta ou sexta-feira. Se o período de pagamento termina em um sábado, domingo, segunda ou terça-feira, os impostos devem ser depositados até a sexta-feira seguinte.
Exceções
Se a responsabilidade fiscal em qualquer dia exceder US $ 100.000, ele deve ser depositado no dia seguinte.
Arquivamento FUTA e SUTA
Os depósitos FUTA e SUTA podem ser feitos trimestralmente, dependendo da quantia que você deve. No momento em que o seu passivo FUTA ou SUTA atingir US $ 500, você deve fazer um depósito nesse trimestre. Para a responsabilidade FUTA, use o Formulário 940. Caso contrário, pague sua taxa FUTA e SUTA até 31 de janeiro do ano seguinte.
Como Depositar
Os empregadores devem fazer depósitos on-line através do Sistema de Pagamento de Impostos Federais Eletrônicos (EFTPS) ou em uma instituição financeira autorizada, usando o Formulário 8109, Cupom de Depósito de Impostos Federais, juntamente com seus cheques. O IRS envia cupons pré-preenchidos dos empregadores que eles rastreiam e automaticamente reabastecem quando necessário. Se você não tiver um cupom pré-preenchido, ligue para 1 (800) 829-4933 para solicitar alguns. Se enviar seu cupom pelo correio, use um cupom separado para cada tipo de imposto e verifique se o EIN e o nome comercial estão corretos. Se você for obrigado a usar o sistema EFTPS, se não fizer isso, poderá resultar em uma penalidade. Não depositar sua obrigação fiscal no vencimento também pode resultar em uma penalidade.