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O Internal Revenue Service permite uma variedade de planos de reembolso de milhagem diferentes. Os empregadores podem reembolsar as despesas reais do veículo, usar a taxa de milhagem padrão do IRS ou não reembolsar as despesas. Para ser uma despesa válida, a empresa deve manter uma prova da despesa e verificar se as milhas foram conduzidas para fins comerciais.
Princípios Básicos de Reembolso de Milhas
O IRS permite que as empresas reembolsem funcionários e outros representantes da empresa para viagens de negócios. Se o negócio seguir as diretrizes do IRS, o reembolso será uma despesa para a empresa e um pagamento não tributável para o empregado. Para ser uma despesa válida, a empresa deve manter registros da despesa e verificar se ela foi usada para o trabalho. Para ser um pagamento não tributável ao empregado, o empregado deve informar as despesas de maneira oportuna e devolver os reembolsos em excesso que receber.
Taxa de milhagem padrão do IRS
O método de reembolso de quilometragem mais simples para uma empresa é a taxa de milhagem padrão do IRS. De acordo com esse plano, o empregado e o empregador devem apenas acompanhar as milhas dirigidas para os negócios, em vez de documentar as despesas reais. Esta taxa é atualizada periodicamente pelo IRS para refletir a média de gastos com gás, manutenção, reparos, seguros, licenças, registro e depreciação incorridos por quilômetro rodado.
Despesas Reais
Em vez de reembolsar a taxa de milhagem padrão, uma empresa pode optar por reembolsar as despesas reais do veículo incorridas. Isso é mais detalhado em comparação com a taxa de milhagem padrão do IRS, mas pode resultar em um reembolso maior se o funcionário dirigir um carro de luxo ou comprar um seguro caro. Sob esse método, o funcionário calcula a quantidade total de gás, manutenção de carro, reparos de carro, depreciação, taxas de licença, taxas de registro e despesas de seguro de carro para o ano. Em seguida, ele aumenta a despesa com base na quantidade de milhas conduzidas para os negócios. Por exemplo, digamos que um funcionário dirigiu seu carro num total de 10.000 milhas durante o ano e 5.000 dessas milhas foram para negócios. Se ele incorresse em um total de US $ 10.000 em despesas com veículos durante o ano, seu empregador poderá reembolsá-lo por US $ 5.000, desde que possa documentar as despesas.
Outros métodos
O IRS permite que as empresas reembolsem a despesa de milhagem da maneira que escolherem, desde que mantenham a documentação. Alguns empregadores podem optar por reembolsar apenas a quantidade real de gás comprada em viagens de negócios. Outros não podem optar por reembolsar a despesa de milhagem. Se um empregador reembolsar apenas uma parte das despesas de milhagem, ou nenhuma despesa de milhagem, o empregado poderá amortizar a parte não-reembolsada como uma dedução discriminada no Formulário 2106, Despesas Comerciais do Funcionário.