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As companhias de seguros e o Internal Revenue Service estão longe de organizações semelhantes, mas às vezes exigem documentação semelhante. Os detentores de apólices podem se surpreender ao receber um pedido de um formulário W-9 de uma seguradora, mas é um processo comum. Os formulários W-9, embora normalmente o interesse do IRS e agências governamentais semelhantes, também podem fornecer às seguradoras informações importantes, tornando os formulários W-9 para o seguro um método expedito de enviar as seguradoras os dados necessários. Os formulários W-9 são fáceis de preencher, e um pedido de um por uma seguradora não deve incomodá-lo.
W-9
O formulário W-9 é formalmente chamado de Solicitação de Número de Identificação do Contribuinte e Certificação. É uma forma geral que ajuda o IRS "tag" cada contribuinte com o número de identificação adequado. Ele vincula um número do Seguro Social (para indivíduos) ou um número de identificação do empregador (para empresas e outras entidades) ao local e nome de um contribuinte em particular. O formulário também inclui informações sobre os requisitos de certificação, como ser um cidadão dos EUA, e explicações sobre várias estruturas de negócios e como as regras do W-9 se aplicam a elas.
Identificação de seguro
As seguradoras solicitam uma cópia desses formulários W-9 como parte do processamento das informações de seguro. Nesses casos, os formulários W-9 costumam ser a maneira mais simples de obter as informações necessárias. Como o IRS, a seguradora precisa identificar com precisão o titular da apólice. A forma combina perfeitamente informações de endereço, nome, classificação e o número de identificação usado para muitos fins financeiros em um documento. Em vez de criar um novo formulário, as seguradoras acham mais fácil solicitar um W-9 para seus próprios registros.
Situações que Requerem o W-9 para Seguros
Nem todas as seguradoras exigem que as pessoas enviem um W-9 apenas para se qualificarem para uma apólice de seguro. Normalmente, as seguradoras solicitarão o formulário apenas se houver algum problema com registros. Por exemplo, se um segurado fizer uma reclamação por um evento específico, a seguradora poderá ver que o endereço fornecido não corresponde ao endereço que ele tem em arquivo ou que o número ou o nome do seguro social é um pouco diferente. Para esclarecer a questão, a seguradora pedirá que o W-9 garanta que não haja atividade fraudulenta.
Considerações
Receber um pedido de um formulário W-9 da sua companhia de seguros não significa que você está sendo suspeito de fraude ou que sua reivindicação será negada. Na verdade, algumas seguradoras atualizam seus registros a cada ano e podem solicitar um W-9 como forma de assegurar que as informações estejam completas. Porque é uma forma de imposto, o W-9 carrega muito peso na área de finanças.