Quanto tempo para manter documentos

Quer saber por quanto tempo manter documentos? Primeiro, determine o que é o documento. Por exemplo, se um documento incluir informações monetárias, como recibos de pagamento ou declarações de empréstimo, elas seriam categorizadas em documentos financeiros. A maioria dos documentos financeiros é armazenada por ano e mantida por vários anos para posterior auditoria financeira, se necessário. Outras categorias incluem identificação, contratual, educacional e pessoal.

As pastas de arquivos podem ser úteis ao armazenar documentos importantes.

Documentos financeiros

Mantenha as receitas e despesas, contas e outros documentos financeiros, como extratos bancários mensais, por até um ano. No entanto, ao arquivar registros financeiros para fins fiscais, você deve manter documentos financeiros pessoais e comerciais, como recibos, por até 10 anos, caso seja auditado.

Documentos de identificação

Um documento de identificação é uma prova da idade de um indivíduo e do nome de nascimento, como uma certidão de nascimento ou uma carteira de motorista. Estes documentos devem ser mantidos por toda a vida, relativamente à mão, a pedido das autoridades legais. Uma carteira de motorista não emitida pelo estado também é uma forma de identificação documentada que deve ser renovada no momento da expiração, como uma carteira de motorista.

Documentos contratuais

Documentos contratuais são quaisquer acordos escritos entre um indivíduo e um terceiro para a troca ou venda de bens ou serviços. Esses bens ou serviços podem ser uma casa ou carro, que incluiria quaisquer contratos de arrendamento ou escrituras de propriedade, ou garantias sobre propriedade adquirida. Em qualquer caso, um documento contratual tem uma data de vencimento ou de término determinada para o documento, que também pode ser a data designada para descartar o documento.

Registros Educacionais

Armazenar papéis de pesquisa graduados, e similares, em uma caixa de sapatos ou pasta dobrável, pode ser benéfico para uso posterior ao arquivar documentos educacionais por semestre. Com o trabalho arquivado do semestre, um aluno pode revisar seu trabalho anterior para um período intermediário ou final, bem como disputar as notas finais em caso de necessidade.

Para outros documentos educacionais, como notas promissórias ou demonstrativos de empréstimos estudantis, tente arquivar esses documentos na categoria financeira. Isso ajudará você a ficar a par das obrigações financeiras.

Registros pessoais

Registros pessoais são documentos como uma certidão de casamento, diploma universitário e registros médicos que são peças sensíveis e de valor significativo. Esses itens devem ser sempre armazenados em local seguro ou descartados, pois esses itens não são normalmente apresentados em público. Um certificado ou diploma pode ser enquadrado e montado para preservá-lo e exibido em particular em casa ou em um escritório.