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Quando você arquiva seus impostos de renda, você é obrigado a manter esses registros após o arquivamento, porque o IRS tem o direito de auditar seus impostos e solicitar qualquer documentação original que você tenha. O IRS solicitará documentos escritos, ou cópias impressas, das informações e preferirá os originais.
Prazo
Mantenha suas informações fiscais por no mínimo três anos. Este é o período de tempo em que o IRS pode realizar uma auditoria do seu depósito anual. Um estatuto de limitações limita a quantidade de tempo que o IRS pode agir contra um contribuinte por possíveis irregularidades; isso é definido pelo governo federal. O IRS ainda pode auditar um ano, mesmo se não houver arquivamento de impostos, e usar as informações de anos próximos ou cálculos de base. As cópias eletrônicas podem ser armazenadas por mais tempo se você achar que pode ser necessário.
Posição legal
Uma vez que o estatuto de limitações já passou, o IRS deve ter provas razoáveis para abrir uma auditoria em circunstâncias especiais. Auditorias após três anos devem apresentar provas de fraude, roubo ou conspiração para cometer um crime ao longo de vários anos. O IRS também pode abrir uma auditoria após esse prazo ter expirado se houver prova de que você ocultou informações que afetariam os registros fiscais após as limitações de três anos.
Significado
Manter todas as suas informações de imposto de renda por três anos permite que você forneça provas e respostas a quaisquer perguntas do IRS, caso elas surjam. Sem essa informação, o IRS usará anos adjacentes para criar uma melhor estimativa e trabalhar sem suas informações. Isso geralmente não é para o benefício do contribuinte, porque o IRS usará cálculos de base que não levam em conta quaisquer regras ou situações especiais, tais como deduções ou isenções que você pode ter sido elegível para.
Manutenção
Mantendo suas informações de imposto de renda requer manutenção adequada de registros para ajudá-lo a recuperar as informações rapidamente. Você precisa ser capaz de encontrar o formulário certo para o ano certo ou você vai arriscar mais atrasos, dúvidas e documentação do IRS. A manutenção de registros inclui o armazenamento de documentos de imposto de renda. Coloque suas informações em um local seguro e protegido que não seja suscetível a danos, como um cofre seguro, à prova de fogo ou com seu contador. Faça cópias e coloque-as em um local diferente para ter sempre acesso às informações.
Disposição
Após a expiração da janela de três anos, você pode descartar as cópias em papel. Crie uma cópia eletrônica no caso de precisar referenciar as informações em uma data posterior, mas não mantenha as informações em seu computador pessoal. Digitalize as informações em um CD ou unidade flash para armazenamento. Não jogue fora nenhum documento com suas informações pessoais neles. Completamente rasgue e possivelmente queime estes documentos. Seus registros de imposto de renda podem ser usados para cometer roubo de identidade se informações suficientes puderem ser reunidas.