Índice:
- Número de Identificação do Contribuinte Individual
- Status de cidadania
- Status de Retenção de Backup
- Responsabilidade
Algumas empresas exigem que você apresente um formulário W-9 atualizado, Solicitação de Número de Identificação do Contribuinte e Certificação, a cada ano, mas a maioria não envia. Contratantes independentes enfrentam a possibilidade de preencher um formulário W-9 anualmente para manter os registros do contrato atualizados, mas isso nem sempre é necessário. Isso pode ser confuso, especialmente se as circunstâncias do seu trabalho ou da sua vida tiverem mudado recentemente, pois certas mudanças exigem que você preencha um novo formulário. A maioria dessas alterações é rara e ocorre apenas sob condições específicas.
Número de Identificação do Contribuinte Individual
O Internal Revenue Service ou a Administração da Segurança Social emite todos os cidadãos um Número de Identificação Individual de Contribuinte, ou ITIN. Para a maioria dos funcionários e empresas individuais, o ITIN é o número do seguro social. Se o seu status mudar - de uma empresa individual para uma sociedade ou corporação, por exemplo - o IRS emitirá um novo número de identificação federal do empregador, ou FEIN. Você é obrigado a relatar essa alteração em um formulário W-9 atualizado.
Status de cidadania
Uma mudança no seu status de cidadania é rara, mas se ela mudar, você deve preencher um novo formulário W-9. Se você é cidadão dos EUA atualmente, esse status normalmente só muda se você sair do país permanentemente, revogar sua cidadania ou renunciar voluntariamente ao seu status. Se o seu status mudar, envie um novo formulário W-9 imediatamente, pois o seu empregador pode precisar alterar seus registros. O processo de tributação para cidadãos não americanos que trabalham nos Estados Unidos geralmente difere do processo para um cidadão.
Status de Retenção de Backup
A alteração mais comum no status de um contribuinte é se a pessoa está ou não sujeita à retenção de imposto de reserva. Você está sujeito a esse tipo de retenção se omitiu ou mentiu sobre informações, como seu ITIN, em seu formulário W-9 anterior, se não certificou que está isento de retenção ou se subnotificou seus juros ou dividendos e fez Não diga ao seu empregador para reter fundos.
O IRS avisa se você está sujeito a retenção de imposto de reserva e dá a razão para isso. A agência também avisa quando você não está mais sujeito a retenção na fonte. Se você estiver sujeito à retenção de reserva, você deve alterar o seu W-9 para refletir isso; você também deve alterá-lo se ficar isento.
Responsabilidade
Não é responsabilidade do seu empregador perguntar-lhe se alguma coisa mudou no seu formulário W-9. Se o seu número de contribuinte, o número da Previdência Social, o status de cidadania ou o status de isenção de retenção de impostos foi alterado no ano anterior, você deve entrar em contato com seu empregador e solicitar um novo formulário. Se você acha que pode ter circunstâncias incomuns que afetarão seu W-9 e pode exigir que você o atualize, entre em contato com seu empregador primeiro e pergunte. O departamento de recursos humanos em seu local de trabalho deve ser capaz de responder à sua pergunta; caso contrário, entre em contato com o IRS.