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Estar no comando de uma associação de condomínio não é tarefa fácil. Como indivíduo ou empresa gestora, você é geralmente responsável pela manutenção dos edifícios, piscinas e outras áreas comuns. Você também tem que impor as regras sobre o que os proprietários podem fazer com sua propriedade, e isso pode causar muita controvérsia. Os proprietários pagam de US $ 100 a US $ 10.000 por ano para morar em uma comunidade gerenciada, de acordo com a CNNMoney.com, e isso cria uma enorme pressão sobre a associação para ser financeiramente responsável, atender aos padrões de manutenção e limpeza e melhorar o valor geral da empresa. condomínios.
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Identifique as principais operações pelas quais você será responsável. Usando software de processamento de texto, documente as áreas de obrigações da associação do condomínio. Estes podem incluir: manutenção de edifícios, paisagismo, piscinas, salas de recreação e outras instalações públicas compartilhadas; coleta de lixo; limpeza de emergência, como neve ou gelo, e construção de segurança. Anote outras áreas da administração, como a aplicação das regras da comunidade para os proprietários, a resposta a reclamações, a realização de reuniões regulares de associações e a cobrança de taxas mensais ou anuais.
Determine a mão de obra necessária para operar a instalação. Construa relacionamentos com fornecedores locais para fornecer os serviços de manutenção. Esteja preparado para contratar advogado caso surja uma ação legal.
Planeje o orçamento anual com cuidado. Crie um modelo em um programa de planilha, como o Microsoft Excel. Comece com o maior nível de reparos - como substituições de telhado - e aloque adequadamente para serviços de limpeza, substituição de asfalto, paisagismo, controle de pragas, aquecimento e ar condicionado, pintura exterior e muito mais. Pesquise todas as unidades para determinar o que é necessário e deixe as reservas para explicar os cenários de desastres naturais.
Documente um conjunto de padrões de reparo e manutenção. Isso é crucial para o planejamento de manutenção de longo prazo de operações típicas de construção. Pense no que constitui "limpo". Defina um padrão para o que você considerar necessário para programar o controle de pragas, o serviço de aquecimento / ar condicionado e outras manutenções regulares. Ao decidir sobre a urgência de certos reparos, você reduz a chance de exceder seu orçamento. Além disso, isso permite que você se concentre nas operações essenciais necessárias para administrar a comunidade.
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Seja o mais diplomático possível com os proprietários. Disputas sobre regras de associação podem levar rapidamente a batalhas legais. Reuniões de associação são fóruns abertos para proprietários de casas para levantar questões. Quando as reclamações são feitas pessoalmente ou por escrito, responda de maneira eficiente e respeitosa.
Documente e avalie todas as operações regularmente. Uma avaliação de final de ano do seu orçamento e operações ajuda a determinar o que funcionou e se você precisa mudar sua abordagem no próximo ano. Mantenha todos os recibos de manutenção, contratos legais, informações de seguros e registros financeiros juntos em um sistema de arquivamento organizado para referência futura.