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O Formulário W-9 do IRS informa o número de identificação fiscal e a estrutura comercial de um fornecedor ou contratado. Você é obrigado a emitir um formulário 1099 para qualquer fornecedor que pagou US $ 600 ou mais durante o ano, embora as agências governamentais e corporações estejam isentas do relatório 1099. O formulário deve ter um número de identificação fiscal para ser legalmente válido, mas alguns fornecedores se recusam a fornecer essas informações, mesmo que não se qualifiquem para uma isenção.
Responsabilidades do fornecedor
É de responsabilidade do fornecedor enviar o W-9 a seu pedido. Se você não receber um W-9 antes do prazo de apresentação de 1099 de 28 de fevereiro para formulários 1099, ainda poderá arquivar seus 1099s com uma anotação de que o fornecedor não forneceu um número de identificação fiscal. Você não será penalizado pela falha do fornecedor em enviar suas informações em tempo hábil.
Retenção de segurança
Se você não tiver um formulário W-9 válido mostrando que o fornecedor está incorporado ou afiliado a uma agência governamental e, portanto, isento de relatórios do 1099, você deve reter 28% do backup de quaisquer pagamentos futuros devidos ao fornecedor e enviá-lo para o IRS. Você não precisa começar a reter a fonte até receber a notificação do IRS de que o número de identificação fiscal do fornecedor não está correto.