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Se você tem um emprego que exige viagens, seja dentro de sua própria cidade ou estado ou esteja fora do estado ou do país, sua empresa escolhe o método de prestação de contas e reembolso para essas despesas. Algumas empresas reembolsam suas despesas reais, enquanto outras lhe dão uma bolsa de viagem. Se você receber um estipêndio de viagem, a sua responsabilidade tributária pessoal depende se o seu empregador tem um plano responsável ou inexplicável. O reembolso das despesas reais não é tributável.
Métodos de Reembolso de Viagem
Se você precisar viajar e essa viagem for considerada relacionada ao trabalho, há várias maneiras pelas quais sua empresa pode lidar com o reembolso dessas despesas. Você pode receber uma bolsa de viagem antes da viagem, pode pagar suas despesas e ser reembolsado ou pode receber uma bolsa de viagem que exige que você documente suas despesas e devolva qualquer parte não utilizada do estipêndio ao seu empregador. Sua empresa pode optar por fornecer esses fundos em um plano responsável ou um plano irresponsável, ou eles podem contabilizar uma parte das despesas por dia.
Plano Responsável
Se o seu empregador usar um plano responsável, as despesas comerciais que você fez com seu estipêndio de viagem não são tributáveis como renda, nem estão sujeitas aos impostos do FICA. Um plano responsável deve atender a determinados requisitos do IRS. As despesas devem ser relacionadas aos negócios e seriam, de outra forma, dedutíveis, por você, como despesa de negócios. Seu empregador deve exigir que você documente suas despesas, fornecendo a data, hora, local, valor e finalidade comercial da despesa dentro de um período de tempo razoável - normalmente dentro de 60 dias.
Todas as despesas exigem recibos, a menos que sejam reembolsadas em um plano de diárias - por exemplo, despesas de milhagem. Quaisquer fundos excedentes em seu estipêndio de viagem que não fossem necessários para sua viagem devem ser devolvidos à empresa dentro de um período de tempo razoável. Qualquer dinheiro não devolvido é totalmente tributável.
Plano não contabilizável
Um plano não contábil é aquele que não exige que o empregado contabilize qualquer despesa feita com o pagamento da viagem. Sob este tipo de plano, você pode gastar seu salário de viagem em qualquer coisa que você escolher, sem documentação ou explicação, e você não tem que devolver a parte não utilizada de seu estipêndio de viagem ao seu empregador. Neste tipo de plano, o valor do seu subsídio de viagem está incluído no seu rendimento tributável no seu formulário W-2 e também está sujeito aos impostos do FICA - Medicare e Segurança Social.
Despesas Diárias
O IRS tem procedimentos para reembolsar os funcionários de uma taxa fixa para despesas de viagem, como refeições, hospedagem e quilometragem. Por exemplo, em 2011, a taxa de reembolso de milhagem do IRS era de 51 centavos por milha. Esta taxa é ajustada com base na flutuação dos preços do gás. De acordo com este plano, você é reembolsado por suas despesas com as taxas padrão estabelecidas pelo IRS, para o qual você deve fornecer o motivo comercial para sua viagem e o número de milhas que você percorreu.
Se suas despesas forem reembolsadas simplesmente com base na taxa diária, ela será considerada uma despesa responsável e não será tributável. No entanto, se você exceder a taxa diária e reivindicar o reembolso, o excedente é totalmente tributável. Para quaisquer outras despesas cobertas pela sua bolsa de viagem, para as quais não há diárias, se você deve contabilizá-las, elas não são tributáveis, mas se o seu estipêndio de viagem cobrir e você não for obrigado a contabilizá-las nem devolvê-las excedente, essas quantias são tributáveis e adicionadas ao seu rendimento.