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O Internal Revenue Service administra políticas de retenção federais. Os regulamentos ditam como o empregador deve reter o imposto de renda federal, o imposto de seguridade social e o imposto de Medicare. A retenção do imposto de renda estadual só se aplica se o estado cobrar. O estado da Califórnia exige que os empregadores retenham tanto o imposto de renda pessoal (PIT) como o seguro de invalidez do estado (SDI) da remuneração paga aos trabalhadores. Além disso, o IRS exige que os empregadores da Califórnia realizem retenção federal.
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Consulte o formulário W-4 do empregado ou o certificado de subsídio de retenção do funcionário do estado (formulário DE4) para as condições de retenção na fonte. Normalmente, você pode consultar o formulário W-4, que declara suas condições federais de retenção, como status de arquivamento e subsídios. Mas se ele reivindicou um número diferente de permissões e status de declaração para fins de imposto de renda estadual, consulte o formulário DE4. Notavelmente, o formulário W-4 não inclui a opção "Chefe de família", mas o formulário DE4 o faz.
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Use as tabelas de imposto retido na fonte da Califórnia para calcular o PIT. Você pode obter a programação de retenção on-line através do site do Departamento de Desenvolvimento de Emprego da Califórnia. Use o método A ou o método B para descobrir a retenção de imposto. O método A inclui o método dos escalões salariais, que pode ser usado para salários ou salários de até US $ 1 milhão. Esse método fornece o valor de retenção com base no status de arquivamento do funcionário, no período de pagamento e no número de licenças. O método B dá-lhe o montante preciso do imposto a reter com base em subsídios, status de arquivamento, período de pagamento, dedução padrão e créditos para o subsídio de isenção. Use as tabelas fornecidas no método B para determinar os créditos de desconto de dedução e isenção padrão.
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Retenha o imposto SDI com base na taxa de imposto anual e na base salarial anual. Para 2010, a taxa é de 1,1 por cento dos salários tributáveis até US $ 93.316. As taxas podem mudar anualmente, mas é o mesmo para todos os funcionários da Califórnia.
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Calcule o imposto Medicare em 1,45% de toda a renda bruta, e o imposto de seguridade social em 4,2% da renda bruta, até US $ 106.800 por ano. As tarifas estão disponíveis no site da Administração da Segurança Social e na Circular E. IRS.
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Figura retenção de imposto de renda federal usando o formulário W-4 do empregado e as tabelas de imposto retido na fonte do IRS (Circular E). O montante de retenção depende do status de arquivamento do empregado, período de pagamento e subsídios.