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O IRS tem vários departamentos, como para indivíduos, empresas ou instituições de caridade. As letras endereçadas adequadamente serão roteadas para o departamento correto e obterão uma resposta rápida. Exponha claramente o assunto da sua correspondência, identifique-se a si ou à sua empresa, referencie a correspondência relevante do IRS, indique a (s) sua (s) questão (s) como pontos numerados e inclua anexos relevantes. Anexos irrelevantes podem atrasar sua resposta. Estas diretrizes abordam cartas enviadas, mas são igualmente relevantes para e-mails ou formulários preenchidos no site do IRS.
Diretrizes Gerais
Atenha-se aos fatos, seja educado, não adote um tom de confronto e não tenha medo. Se você não pagou impostos ou, inadvertidamente, reteve informações, apresente seu caso com calma, ofereça sua cooperação completa e honesta e peça uma solução. Se você está precisando de dinheiro e não em condições de pagar, deixe o IRS saber e elaborar um plano de pagamento que se encaixa no seu orçamento. O IRS não está disposto a pegá-lo se você estiver do lado certo da lei.
Site do IRS
Antes de compilar sua carta, visite o site do IRS. O site possui um banco de dados de conhecimento com respostas às perguntas mais freqüentes, uma seção "Contatar o IRS" com informações úteis para correspondências por e-mail, telefone e e-mail e outras seções que podem ajudar a resolver seu problema ou simplificar sua correspondência com o IRS.
Carta Diretrizes
Se você está respondendo a uma carta da Receita Federal, a carta deve ter informações do departamento, um número de referência, linha de assunto e data. Inclua esta informação no topo da sua resposta textualmente.
Identifique o departamento de IRS relevante para o seu problema, se puder. Inclua informações do departamento no topo da sua carta, como "Pagador de imposto individual". Em seguida, inclua uma linha de assunto para o seu problema, como "Impossível pagar impostos em atraso". Mantenha a linha de assunto concisa, idealmente para apenas uma linha. Em seguida, inclua suas informações de contato, começando com o seu Número de Segurança Social ou Número de Identificação Fiscal e seu nome ou o nome da sua corporação.
Você pode começar com um "Dear Sir" anônimo ou pular a saudação e escrever diretamente sobre o seu problema. No corpo da sua carta, indique claramente o (s) seu (s) problema (s) de forma concisa na voz em primeira pessoa. Por exemplo, "estou desempregado e não tenho dinheiro para pagar meu imposto inadimplente". Sugira uma possível solução, se puder, como "Gostaria de solicitar um atraso de seis meses. Espero encontrar um emprego em seis meses e acredito que seria capaz de pagar o saldo pendente". Não inclua anexos, como uma carta de demissão ou cópias de formulários fiscais já preenchidos com o IRS.
Se for pertinente, por exemplo, se você quiser registrar uma devolução corrigida ou corrigida, anexe o formulário relevante, completamente preenchido e assinado, juntamente com os anexos relevantes que foram alterados desde a apresentação original.
Se suas informações de contato foram alteradas, inclua suas novas informações de contato e número de telefone. O IRS geralmente chama arquivadores se tiver dúvidas. Termine sua carta educadamente.
Faça uma cópia da sua carta e anexos para o seu arquivo. Se você não receber uma confirmação ou resposta dentro de seis semanas, entre em contato com o IRS para verificar se eles receberam sua carta.