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Contratos de arrendamento de longo prazo relacionados a terrenos ou edifícios geralmente contêm disposições de registro dentro deles. Isto é especialmente verdade no contexto de locação comercial. A disposição de gravação permite que qualquer uma das partes registre o contrato de locação, ou uma notificação do contrato de locação, com o condado. O objetivo geral de permitir que um arrendamento seja registrado é criar um interesse prioritário nos registros públicos relativos à propriedade locada.
Registros Territórios do Condado
Todo condado nomeou um oficial de registro de terras, freqüentemente chamado de gravador de condado, para manter registros públicos relativos à posse e propriedade de todos os bens imóveis localizados dentro daquele condado. O escritório de registros de terras do condado arquiva cópias de todos os documentos registrados relacionados a qualquer tipo de interesse em imóveis, e esses documentos registrados estão disponíveis para inspeção pública e pesquisa.
Gravação
Registrar um contrato de arrendamento significa arquivar uma cópia do contrato de arrendamento com o escritório local de registros de terras do condado. O escritório de registros de imóveis cobrará uma pequena taxa de registro e carimbará a parte superior do contrato de locação com um carimbo de registro que indica a data, a hora e o número de entrada do documento gravado. O condado mantém um índice de todos os documentos gravados para que o público em geral possa pesquisar e revisar esses documentos.
Propósito
Muitos estatutos estaduais prevêem que a gravação é necessária para criar imóveis a longo prazo. Certos interesses em terra podem ser inválidos se não estiverem escritos em um documento registrado no condado. Além disso, se o proprietário da propriedade vender a propriedade e o contrato de locação não tiver sido registrado, o futuro proprietário da propriedade não estará vinculado aos termos do contrato de locação. A gravação coloca todas as futuras compras de propriedade sob observação de que o contrato de arrendamento existe, o que faz com que todos os futuros compradores de propriedade sejam obrigados pelos termos do contrato de locação, se adquirirem a propriedade locada do locador.
Aviso privado
Alguns proprietários ou inquilinos não querem que todos os termos do contrato de arrendamento sejam tornados públicos. O contrato de locação pode conter informações confidenciais que o locador ou locatário deseja manter em sigilo. Portanto, é prática comum registrar um aviso de contrato de aluguel que identifica o contrato de arrendamento em geral, mas não registra o próprio contrato de arrendamento. O registro de um aviso protege o interesse prioritário do contrato sem divulgar os termos privados do contrato.