O reembolso de milhagem é tributável?

A maioria dos empregadores reembolsa as despesas de milhagem sob um plano responsável para que os funcionários não sejam taxados nos reembolsos de milhagem. No entanto, se o seu empregador não tiver um plano responsável, qualquer reembolso será considerado como salário tributável. Se este for o caso, os funcionários podem deduzir a despesa usando o Formulário 2106. Os contratados independentes que receberem reembolsos de milhas devem definir claramente a despesa para os clientes, para que ela não seja incluída na remuneração tributável.

Uma mulher de negócios está dirigindo no job.credit: Plush Studios / Reitzel Bill / Blend Images / Getty Images

Planos responsáveis

O reembolso de sua milhagem não é tributável desde que tenha sido fornecido a você por um empregador com um plano responsável. Um plano responsável é aquele em que o empregador verifica se todas as despesas são incorridas para os negócios e mantém a documentação da despesa. Se o seu empregador tiver um plano responsável, todos os reembolsos de despesas serão excluídos do seu pagamento e não serão listados no seu Formulário W-2. Se o seu empregador não tiver um plano responsável, o reembolso de milhas será listado junto com outros salários na caixa 1 do Formulário W-2.

Despesas de Empregados Não Reembolsados

Se o seu empregador não tiver um plano responsável, você terá a oportunidade de cancelar a despesa. Como todo o dinheiro da milhagem foi informado como salário, isso significa que você não foi reembolsado tecnicamente pelas despesas de milhagem. Os funcionários que não forem reembolsados ​​pelas despesas podem listá-los como uma dedução detalhada no Formulário 2106. Sua dedução é a diferença entre a despesa de milhagem que você pagou e o que foi reembolsado. Despesas diversas, como as despesas comerciais dos empregados, só são dedutíveis depois de excederem 2% do seu rendimento bruto ajustado.

Calculando a despesa de milhagem

Se você precisar reportar a milhagem como uma despesa de empregado não reembolsada, terá duas opções em como calculá-la. A primeira opção é calcular as despesas reais. Isso significa que você precisará calcular a quantidade de gás, seguro, taxas de registro, manutenção do carro e depreciação incorridos para fins comerciais. Isso pode ser um processo detalhado, de modo que o IRS permite que os contribuintes obtenham uma taxa de milhagem padrão em vez de deduzir as despesas reais. Para 2014, o IRS permite aos contribuintes uma dedução de 56 centavos por milha gerada nos negócios.

Reembolsos para contratados independentes

Contratantes independentes podem receber reembolsos de milhas de clientes quando viajam para uma tarefa. Se o seu cliente registrar esse pagamento como um reembolso de despesas, ele não aparecerá como compensação no seu formulário anual 1099-MISC. No entanto, se você não rotular claramente essa cobrança como despesa, seu cliente pode reservá-la acidentalmente como parte de sua remuneração e você pagará impostos sobre ela. Para evitar essa situação, mantenha registros de seus clientes faturados e entre em contato com seu cliente se notar alguma discrepância em seu 1099.