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Os orçamentos de itens de linha ajudam empresas, empresários e chefes de família a rastrear e monitorar fundos, receitas e despesas disponíveis por tipo. A ferramenta de contabilidade pode ser criada para refletir diferenças ano a ano entre os mesmos tipos de despesas ou para refletir a diferença entre o orçamento e as despesas de um único ano. Você também pode usar a ferramenta de contabilidade para calcular e monitorar despesas acumuladas ou projetadas.
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Abra uma nova planilha usando um programa de software como o Microsoft Excel. Na parte superior da planilha, digite os títulos dos campos. No campo, coluna A e linha 1 (A1), digite "Tipo de despesa". No campo B1, digite "Gasto atual". No campo C1, digite "Prior Year Spend". No campo D1, digite "Orçamento do ano atual". No campo E1, digite "Gasto restante para o ano atual" e, no campo F1, digite "Ano atual versus ano anterior".
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No campo "Tipo de Despesa" e em linhas separadas, liste cada tipo de despesa em que você espera gastar o dinheiro no ano. Os tipos típicos de despesas com itens de linha incluem "salário", "outras despesas com folha de pagamento" (que incluem impostos e pagamentos de seguro saúde) "viagens e entretenimento", "material de escritório", "treinamento" e "marketing e promoção". Liste os itens um após o outro em linhas separadas começando na coluna A e na linha 2 (A2) até A7 ou abaixo, no entanto, muitos itens de linha separados para os quais você terá despesas.
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Definir limites. Vá para o campo D1, "Orçamento do ano atual". Começando com o campo D2, preencha esta coluna com o gasto máximo permitido para cada "Tipo de despesa". Por exemplo, para o tipo de despesa "Salário", para três funcionários que ganham US $ 50.000 por ano cada, você deve preencher um orçamento de US $ 150.000. Desça a coluna da planilha e preencha o orçamento total do ano para cada tipo de despesa do item de linha.
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Preencha o gasto do ano anterior. Vá para o campo C1, "Gasto do ano anterior". Nesta coluna, preencha o montante total de dinheiro gasto para cada tipo de despesa do ano anterior, começando no campo C2.
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No início de cada mês, preencha a quantia exata de dinheiro que você gastou para cada tipo de despesa de item de linha. Atualize o gasto atual total, começando no campo B2, para os vários tipos de despesas todos os meses ao longo do ano. Por exemplo, para o tipo de despesa "Salário" em janeiro, você preencheria US $ 12.500. Em janeiro, se você gastou US $ 150 em papel de cópia, US $ 75 em selos e US $ 280 em toner de impressora, o gasto atual total de "material de escritório" seria de US $ 505.
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Monitore o gasto atual em relação aos orçamentos definidos. Construa uma fórmula no campo E2 em "Gastos restantes do ano" para subtrair automaticamente o campo "Gasto atual", B2, do campo "Ano atual", campo D2. Se você estiver usando o Microsoft Excel para criar sua planilha de orçamento, a fórmula será semelhante a: "= D2-B2". Copie e cole esta fórmula na coluna E até ter preenchido a fórmula para todos os tipos de despesas na planilha.
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Crie uma fórmula no campo F2, "Gasto atual do ano versus Gasto do ano anterior", para acompanhar como você está gerenciando seu orçamento para o ano atual, campo B2, comparado a como você gerenciou o orçamento do ano anterior, campo C2. Se você estiver usando o Microsoft Excel, a fórmula será semelhante a: "= C2-B2". Copie e cole esta fórmula na coluna F até preencher a fórmula para todos os tipos de despesas na planilha