O que o reembolso de milhagem cobre?

Empregadores que pedem que os funcionários usem seus próprios carros para o trabalho pagam um reembolso de milhagem. O motivo é simples. Os empregadores podem recrutar melhor e reter funcionários de qualidade, compensando-os pelo custo da direção relacionada ao trabalho. O reembolso de milhas cobre as despesas associadas à operação de veículos motorizados, como carros, vans e SUVs.

O reembolso de milhas cobre apenas as despesas feitas para o trabalho.credit: Brian Jackson / iStock / Getty Images

Taxas Padrão do IRS

A cada ano, o Internal Revenue Service define uma taxa padrão para uso comercial de veículos. Por exemplo, em 2015, a taxa foi de 57,5 ​​por milha. A taxa de reembolso é usada para calcular a baixa de imposto quando a viagem relacionada ao trabalho não é reembolsada. A taxa comercial padrão cobre o custo de operar um veículo médio, incluindo gasolina, manutenção e reparos, seguro e depreciação.

Gravações de Milhas não comerciais

Alguns reembolsos são para a condução não comercial, mas ainda se qualificam para um incentivo fiscal. A viagem por motivos médicos ou em movimento pode ser deduzida ou reembolsada a 23 centavos de dólar por milha a partir de 2015. A taxa de direção ao realizar atividades beneficentes é estabelecida por lei a 14 centavos de dólar por milha.

Quilometragem Permitida

Herói de RH diz que três critérios devem ser cumpridos para reembolso de milhagem para se qualificar como uma despesa de negócios. Primeiro, o reembolso pode ser pago apenas para viagens diretamente relacionadas ao trabalho. Pendular entre sua casa e o local de trabalho normal não é uma viagem qualificada. Em segundo lugar, os funcionários devem documentar a direção relacionada ao trabalho. Finalmente, um funcionário deve devolver os montantes pagos em excesso. Os empregadores não incluem reembolsos de milhagem qualificados como receita, por isso é totalmente isento de impostos para o funcionário. Um empregador pode anotar o valor como despesa de negócios.

Manutenção de Registros para Reembolso

Os funcionários geralmente mantêm um registro de milhagem para documentar sua direção relacionada ao trabalho. Começa no primeiro dia do ano em que o carro é usado para negócios e termina com a leitura do odômetro no último dia. Cada entrada deve indicar a data, o motivo do negócio para a milhagem e para onde você vai. As leituras do odômetro inicial e final devem ser registradas. Os empregadores usam essas informações para calcular os reembolsos de milhagem pela multiplicação das milhas geradas pela taxa padrão do IRS.

Opção de despesas reais

Os empregadores geralmente não usam as despesas reais do veículo por causa dos requisitos de manutenção de registros. No entanto, os funcionários podem usar as despesas reais se excederem o valor do reembolso. Para usar os custos reais, um funcionário deve manter um registro de quilometragem e registros de pagamentos de seguro, compras de gasolina, reparos e todas as outras despesas do veículo. Uma vez que esse empregado use as despesas reais, ele não poderá usar a taxa padrão novamente se a depreciação acelerada for reivindicada. Apenas despesas em proporção ao uso comercial do veículo podem ser reivindicadas. Por exemplo, se 25% das milhas percorridas em um ano estiverem relacionadas ao trabalho, 25% das despesas reais do veículo poderão ser canceladas.