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Talvez sua organização deseje desenvolver um programa de formação de equipes ou um programa anual de caridade. Qualquer que seja o evento, essas atividades custam dinheiro. Uma consideração primordial sobre se um programa pode ou não ir de uma proposta aproximada à realidade é o custo. Para avaliar os custos, as empresas elaboram um orçamento para o programa.
Identificação
O formato de um orçamento varia de acordo com a empresa, mas os orçamentos padrão incluem um relatório escrito detalhando e justificando os custos. Um orçamento também inclui uma planilha destacando os aspectos quantitativos do orçamento, principalmente os custos. Tais despesas incluem custos fixos e variáveis. Robert Carbaugh explica no livro "Contemporary Economics" como os custos fixos dizem respeito aos custos iniciais incorridos, independentemente da quantidade ou volume produzido. Exemplos incluem salário administrativo, aluguel ou taxas de instalações e máquinas. Os custos variáveis, por outro lado, se ajustam com base na saída ou uso; materiais e insumos são tipos de custos variáveis. A computação do valor total desses gastos gera o custo total do programa.
Características
As características de um orçamento de programa incluem uma visão geral por escrito de como os custos são alocados, possíveis razões para as flutuações nos custos esperados e como cobrir as despesas. A visão geral do relatório justifica cada uma das compras listadas e, às vezes, oferece soluções para reduzir os custos do projeto. Em alguns casos, uma característica de um orçamento de programa é listar maneiras de cobrir os gastos, incluindo captação de recursos ou desvio de recursos de uma parte da organização para o projeto.
John Mutz, autor de "Fundraising for Dummies", explica como os orçamentos de programas devem refletir como a empresa planejou os custos. A parte do custo esperado do orçamento detalhada na planilha descreve os itens necessários para a implementação do programa. A planilha também indica o custo total, que é geralmente cruzado em todo o relatório.
Significado
Um orçamento de programa ajuda as empresas a entender e atualizar os custos. Em alguns casos, o cálculo dos custos pode esclarecer que a empresa não pode arcar com o programa determinado; se isso ocorrer, a empresa economizará recursos valiosos ao não desenvolver um programa que não pode pagar. Ou o orçamento ilustra maneiras pelas quais a empresa pode alterar seus planos originais para algo mais econômico. Algumas empresas usam um orçamento de programa como proposta: nesses casos, a empresa que aceita lances de várias empresas pode revisar a opção mais eficaz e acessível oferecida pelos fornecedores. Um orçamento também gera um senso de responsabilidade para os encarregados de fazer compras para o projeto. A gerência pode usar as informações descritas no orçamento para criar diretrizes e expectativas em relação ao custo.
Aviso
Antes de listar os custos, os analistas de orçamento devem coletar informações de várias fontes sobre preços. A empresa deve determinar qual item comprar para o programa somente após consultar muitos preços. Neste momento, a empresa deve comprometer-se a comprar o produto ou usar o serviço. Usar meras estimativas torna os orçamentos pouco confiáveis e infundados.