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A associação de proprietários de imóveis (HOA) é uma organização responsável pela manutenção geral e manutenção de áreas comuns em uma subdivisão residencial. O HOA pode ser administrado por uma empresa de gestão ou pelo promotor imobiliário, mas normalmente é entregue aos residentes assim que o desenvolvimento é concluído. Um HOA é necessário para manter os livros de contabilidade que refletem com precisão as quotas cobradas, que tipos de despesas são incorridas, mostrar saldos de reservas para projetos especiais e vários outros itens. Um sistema básico de contabilidade pode ser implementado sem muita dificuldade.
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Compre software de contabilidade sob medida para um HOA, se você ainda não possui software. Você não precisa usar um software HOA específico se já possui outro software de contabilidade. O Condo Manager e o TOPS são fornecedores de software especializados nas necessidades de contabilidade do HOA, enquanto o Quickbooks é um software financeiro geral que pode ser usado para atender aos requisitos básicos de contabilidade do HOA. Conclua o tutorial e leia os manuais fornecidos com o software adquirido para entender como configurar seu HOA no sistema.
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Assegure-se de ter uma sólida compreensão dos requisitos contábeis do HOA. A Associação de Associações de Residentes da Califórnia é um bom recurso para aprender mais sobre os requisitos básicos do HOA.
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Estabeleça uma convenção de nomenclatura consistente para os números da sua conta antes de começar a inseri-los. Por exemplo, você pode decidir que todas as contas de ativos começarão com o número "1", contas de responsabilidade "2", contas de receita "3", contas de despesas "4" e contas de patrimônio "5".
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Crie as contas que você usará no sistema de software. As contas de ativos básicos de que você precisará são Caixa, Cheques, Contas a Receber, Despesas Diferidas e Ativos Fixos. Para as contas de passivo, você precisará de Contas a Pagar, Receitas Diferidas e Empréstimos. As contas de receita incluirão quotas e receita de juros. As contas para a maioria das despesas serão Serviços Públicos, Seguros, Manutenção, Custódia, Juros, Taxas, Impostos e Despesas de Reserva. Por fim, os Lucros e Reservas Retidos serão compostos pelas contas patrimoniais. Cada HOA tem necessidades específicas, mas essa lista de contas fornece uma base sólida para começar a inserir transações e pode ser realizada usando qualquer software de contabilidade financeira genérico ou HOA.
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Faça a entrada do saldo de abertura no seu novo sistema de software. Esta entrada é feita antes de fazer suas entradas diárias padrão avançarem. Esta entrada não deve incluir nenhuma conta de receita ou despesa. Por exemplo, se o HOA tiver US $ 1.000 no banco de taxas de proprietário anteriores, a entrada será simplesmente um débito para Verificação de US $ 1.000 e um crédito para Lucros Retidos por US $ 1.000. Neste ponto, você tem um balanço de abertura e está pronto para prosseguir com a atividade diária de gravação.
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Insira seus números de orçamento para cada conta de receita e despesa. O método de estabelecer os números do orçamento dependerá do software que você está usando. O orçamento normalmente requer o estabelecimento de um livro separado daquele que você usa para registrar a atividade diária do seu HOA. Leia a respectiva seção do manual do software para entender os detalhes sobre a criação de orçamentos em seu sistema de software.
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Aprenda a executar os relatórios básicos fornecidos com o seu software. Os relatórios mais básicos são Balanço Patrimonial, Demonstração de Resultados, Demonstração do Fluxo de Caixa e Orçamento vs. Real. Estes devem ser entregues com qualquer software financeiro que você usa.