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Em um mundo perfeito, cada produto e serviço funcionaria sem falhas e a palavra "restituição" não teria lugar no dicionário. Infelizmente, esse não é o caso e os produtos e serviços que não atendem às necessidades dos clientes exigem reembolsos. Ao escrever uma carta de reembolso para um vendedor, mantenha-se profissional e cortês se você espera receber um reembolso em tempo hábil. Calmamente explicando por que você acha que um reembolso está em ordem é a melhor abordagem.
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Abordar a empresa ou pessoa profissionalmente, em seguida, explique imediatamente quem você é e sua situação.Por exemplo, "Caro XX Company, meu nome é John Smith e eu comprei recentemente uma nova jaqueta de você."
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Explique por que você acredita que um reembolso é necessário. Indique os problemas com o serviço ou produto e como é inviável manter o produto ou continuar o serviço. Por exemplo, se você possuísse uma coleira de cachorro eletrônica, poderia escrever: "As garras da coleira caíram. Não posso prender a coleira ao meu cachorro em sua condição atual e gostaria de um reembolso."
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Diga à empresa ou pessoa que você não tem interesse em uma substituição. Os vendedores muitas vezes tentam substituir seu item ou estender seu serviço gratuitamente se você não estiver satisfeito com o produto. Se você quiser um reembolso em dinheiro, declare explicitamente que deseja um reembolso, nada mais.
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Inclua todas as leis que garantam seu reembolso. Por exemplo, os estados geralmente têm leis que protegem o depósito de segurança de um inquilino, caso ele se qualifique para um reembolso.
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Explique ao vendedor que você devolverá o produto após o reembolso ser garantido, se estiver solicitando um reembolso por um item físico.
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Inclua seu número de telefone e endereço na parte inferior da carta. Peça ao vendedor para entrar em contato com você o mais breve possível. Assine a carta e envie-a.
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Entre em contato com o vendedor de sete a 14 dias após o envio da carta, se você não tiver recebido uma resposta. Ligue para o vendedor se você tiver o número de telefone; caso contrário, envie outra carta.