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Mesmo que seu cliente tenha uma cópia de suas declarações fiscais, você ainda é obrigado a manter seus registros fiscais. O Internal Revenue Service Bulletin 2012-11 afirma que os preparadores de impostos devem manter as declarações fiscais, juntamente com a documentação fiscal de suporte, por um período mínimo de três anos. Em determinadas situações, você pode querer manter os registros por mais tempo.
Mantendo Registros
Como um preparador de impostos, você confia nas informações que seus clientes lhe fornecem sobre sua situação financeira. Isso significa que você não será responsabilizado por multas e taxas se o seu cliente não estiver certo sobre sua situação fiscal, desde que tenha agido com ética. Por isso, você é responsável por reter registros fiscais e documentação. No caso de uma auditoria ou investigação, o IRS pode intimar esses registros para verificar se há algum desvio de conduta da sua parte. Se você não conseguir manter registros, poderá estar sujeito a uma penalidade de US $ 500,00.
O que manter
Juntamente com a principal declaração de impostos do cliente, você deve manter uma cópia de qualquer documentação que seu cliente forneça a você sobre sua declaração de imposto. Certifique-se de reter:
- O principal formulário fiscal do cliente
- Suportando cronogramas fiscais
- Trabalho fiscal
- Lista de verificação de declaração de imposto preparada para o cliente
- Recibos, extratos bancários, livros gerais ou outras informações financeiras fornecidas pelo cliente.
O IRS permite que você mantenha a documentação no formato físico ou eletrônico.
Prazo
O IRS determina que preparadores fiscais manter informações para um mínimo de três anos a partir da data em que a declaração de imposto é arquivada. No entanto, você pode querer reter documentos por mais tempo. Embora o prazo de prescrição seja de três anos para a maioria das declarações de impostos, o IRS tem um aumento do estatuto de limitações para circunstâncias especiais.
Por exemplo, o IRS pode olhar para trás sete anos se o contribuinte alegou uma perda de títulos sem valor e seis anos se o contribuinte subnotifica mais de 25 por cento de sua renda. Embora você não seja obrigado a manter registros por mais de três anos, isso pode ser útil para seu cliente se ele estiver sujeito a uma investigação do IRS no futuro.