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Sistemas de registro de terras estão em vigor nos Estados Unidos para acompanhar a propriedade, os impostos sobre a propriedade e outros assuntos relacionados. Geralmente, esses deveres são divididos por condados, sob o controle do registrador do condado de escrituras, escrivão de tribunal ou registro. Quando os documentos de propriedade oficiais, como documentos de concessão, são submetidos ao funcionário do condado a ser registrado, o condado arquiva o documento usando seu sistema específico. Alguns municípios optam por usar o número de instrumentos como um método de manutenção de registros.
Escritura de concessão
Ações de subvenção são comumente usadas no estado da Califórnia quando a propriedade é vendida. Este tipo de ação é semelhante a uma escritura de garantia. Os documentos de garantia fornecem ao comprador, ou ao beneficiário, o conhecimento de que eles estão recebendo a propriedade sem ônus e que ninguém mais pode reivindicar propriedade. A escritura de garantia também declara que o vendedor, ou concedente, fornecerá assistência legal ao beneficiário se uma reivindicação sobre a propriedade surgir no futuro. A escritura de concessão geralmente não possui esta garantia.
Características
As leis estaduais e municipais exigem que os documentos de concessão incluam determinadas informações para que sejam consideradas válidas e graváveis. Na Califórnia, os nomes do concedente e do beneficiário devem ser listados e soletrados corretamente. Um endereço de retorno deve ser listado para o gravador retornar o documento. O tamanho de papel padrão é de 8,5 por 11 polegadas. Tamanhos de papel maiores são cobrados uma taxa de gravação adicional. Os documentos enviados para registro devem conter assinaturas originais. As assinaturas devem ser reconhecidas por um notário público usando um formulário padrão de reconhecimento da Califórnia. Uma mudança preliminar do formulário de relatório de propriedade pode precisar ser concluída em alguns casos.
Gravação
Quando a escritura estiver concluída, ela pode ser apresentada ao gravador do condado. Cada condado avalia uma taxa de registro, que irá variar. Certifique-se de trazer um cheque ou dinheiro na quantia correta para o escritório do registrador. Se as taxas de transferência forem aplicáveis, elas também serão devidas neste momento. O gravador revisa o documento quanto à precisão e verifica o valor devido. Se tudo estiver correto, o documento é enviado para gravação.
Número do Instrumento
Muitos municípios usam números de instrumentos ou números de documentos para organizar as escrituras e documentos de propriedade arquivados no registro. O sistema de numeração específico varia de acordo com o município. Alguns usam um método de data e hora, enquanto outros usam uma abordagem de numeração contínua. Quando o documento é enviado para gravação, ele geralmente é escaneado por computador e copiado em um sistema de arquivamento. Em seguida, é atribuído um número de instrumento em seqüência. Depois que o sistema atribui o número, ele é gravado na escritura real. Alguns municípios também usam um código de barras digitalizável com o número do instrumento que pode ser impresso na escritura. O número do instrumento será encontrado na primeira página da escritura registrada quando for devolvido ao beneficiário. Esse número pode ser usado para referenciar ou pesquisar a ação no futuro.