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Se você se encontrar em uma disputa com uma empresa ou prestador de serviços e não achar que precisa pagar essa conta, é fundamental que a outra parte saiba o motivo. Escrever uma carta registra tudo e evita a confusão que uma chamada telefônica pode criar se o problema acabar no tribunal. Seja claro, profissional e conciso em sua carta de recusa a pagar, detalhando qual é o problema e por que você está realizando essa ação.
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Formate seu documento como uma carta comercial, endereçada ao proprietário da empresa, ao gerente da sua conta ou ao departamento específico com o qual você está tendo uma disputa. Certifique-se de que o destinatário tenha o poder de fazer algo sobre a situação - é uma perda de tempo enviá-lo a alguém sem a autorização para cancelar a conta, mesmo que ela queira.
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Descreva a transação em questão. Seja específico sobre a hora e a data, o pessoal com quem você interagiu e a natureza do contrato. Por exemplo, você pode notar que "Na tarde de 21 de maio, eu me registrei em seu hotel na 300 Main Street. Toby, o agente que fez minha reserva, me garantiu que enquanto a construção estava ocorrendo nas instalações, meu quarto estava apto para ocupação ".
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Indique o problema específico que está por trás de sua recusa em pagar pelo produto ou serviço acordado. Detalhe como o que você recebeu não correspondeu às expectativas acordadas. Se o produto que você encomendou foi deturpado pelo vendedor e não tem a funcionalidade necessária, por exemplo, inclua essa informação. Se um hotel se anuncia como uma instalação de cinco estrelas, apenas para apresentar um telhado com vazamento em vez de um toboágua, indique isso na carta.
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Observe os esforços que você já fez para resolver a situação. Mais uma vez, detalhes específicos são úteis. Dizer "liguei para uma dúzia de vezes" pode parecer um exagero, mas citar as datas e horários das ligações faz um registro mais persuasivo.
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Inclua seu histórico com a empresa em questão. Não gaste três páginas detalhando todas as transações, mas uma frase ou duas tratando seu relacionamento histórico pode ser útil. Se você é cliente há anos, isso é credibilidade adicional para sua solicitação.
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Encerre reiterando que você não pagará o valor em questão e solicite a confirmação de que os itens foram removidos da sua conta. Peça por confirmação disto por escrito.