Como escrever uma carta de cancelamento

O cancelamento de um contrato de compra ou de serviço, uma assinatura ou uma assinatura por escrito não é apenas sensata, mas também pode ser necessária. Por exemplo, você deve enviar uma carta de cancelamento por escrito para um contrato coberto pela regra de resfriamento da Federal Trade Commission. Seja obrigatório ou opcional, uma carta comercial bem escrita esclarece sua intenção e protege seus direitos legais.

Escreva uma carta de cancelamento usando uma carta comercial format.credit: Karin Dreyer / Blend Images / Getty Images

Use um formato de carta comercial

Organize a carta como você faria com qualquer correspondência comercial. Inclua seu endereço, a data, uma linha de referência e o endereço do destinatário acima da saudação. Evite usar uma saudação genérica como "A quem possa interessar". Se você não tiver um nome, ligue para a empresa ou faça referência ao departamento com uma saudação como "Prezado Gerente de Relacionamento com o Cliente". Observe na carta que você está incluindo a documentação de suporte, adicionando uma linha de gabinete logo abaixo do fechamento em que você lista o nome de cada documento que você está enviando com a carta. Use um verificador ortográfico e corrija cuidadosamente a carta para garantir que ela seja precisa e livre de erros.

Fique com os fatos

Seja educado, mas firme ao fazer um pedido de cancelamento. Embora você possa fornecer uma razão, a FTC diz que isso nunca é um requisito para o cancelamento. Se você der uma razão, não critique ou insulte a empresa. Em vez disso, adote um tom objetivo e profissional e atenha-se aos fatos. Inclua as ações que você espera que a empresa tome depois de receber a carta, como a interrupção dos pagamentos mensais bancários ou de crédito. Por exemplo, faça uma solicitação como "Esta carta é para notificá-lo de que estou cancelando meu contrato em 20 de janeiro de 2015. Espero que você não faça mais cobranças no meu cartão de crédito."

Fornecer informações necessárias

Inclua qualquer informação, como uma conta ou número de arquivo, que a empresa possa precisar para identificar você ou sua conta. Coloque um cheque para pagamento integral se você tiver um saldo pendente. Se o cancelamento resultar em um reembolso, declare que você espera um reembolso dentro de um determinado período e especifique o valor. Caso contrário, inclua uma declaração como "Espero reembolso total em até 30 dias". Certifique-se de também solicitar uma confirmação por cancelamento por correio de retorno.

Incluir documentação de suporte

Proteja seus direitos legais com documentação de suporte que verifica a compra e seu direito de cancelar. Por exemplo, inclua uma cópia do contrato em que você destaca seu direito de cancelar e um recibo ou uma cópia de um cheque descontado. Como proteção final, a FTC recomenda o envio de uma carta de cancelamento por correio certificado com um recibo de devolução.