Nada estraga sua produtividade para o dia mais rápido que uma reunião. Mesmo os check-ins mais necessários podem se transformar em slogs que entorpecem a mente. Não precisa ser assim - e nós temos os dados para provar isso.
Pesquisadores em Nebraska e Carolina do Sul acabaram de lançar um estudo que examina quase 200 outros estudos científicos sobre reuniões no local de trabalho. Eles estavam procurando as formas mais úteis de estruturar reuniões antes, durante e depois de acontecerem. Qualquer um que já tenha sido frustrado por um relatório de status sem fim provavelmente irá animá-los.
"Os líderes podem ser mais organizados, começar no horário e encorajar um ambiente de compartilhamento seguro", disse o co-autor Joseph Allen em um comunicado à imprensa. "Os participantes podem vir preparados, chegar na hora e participar."
Não é pouca coisa melhorar as reuniões para todos os envolvidos. Um estudo descobriu que os funcionários regulares gastam cerca de seis horas por semana em reuniões, enquanto os gerentes podem ficar presos com uma média de 23 horas semanais. Nenhum dos conselhos dos pesquisadores é radical ou difícil; envolve simplesmente respeitar o tempo de todos.
Antes do encontro: Avalie as necessidades atuais, faça circular uma agenda e convide as pessoas certas.
Durante o encontro: Incentive a contribuição, crie espaço para o humor, redirecione as reclamações e mantenha as discussões focadas.
Depois da reunião: Compartilhe minutos, busque feedback e olhe adiante.
Leia mais para uma explicação mais detalhada de cada ideia de melhoria. E se você quiser fazer um diagnóstico das suas próprias reuniões, a equipe de pesquisa sugere que você grave uma delas, seja apenas com vídeo ou áudio. Pode ser desconfortável, mas não é pior do que uma reunião preventivamente terrível.