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Quando você não recebe o serviço que deseja ou espera de uma empresa, talvez seja necessário registrar uma reclamação de atendimento ao cliente. Às vezes, essa é sua única maneira de resolver um problema. Se você tiver conversado com os representantes da empresa, caixas, correspondentes e supervisores em vão, a apresentação de uma queixa formal poderá corrigir seu problema de maneira rápida. Quando você se preparar para registrar uma reclamação, poderá ter que coletar algumas informações e seguir as etapas e procedimentos corretos. Diferentes empresas têm diferentes procedimentos para registrar reclamações.
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Ligue para a empresa na qual você está apresentando a queixa e peça o procedimento para registrar uma reclamação de atendimento ao cliente. Algumas empresas permitem que você registre uma reclamação on-line e outras empresas desejam que você apresente sua reclamação por escrito. Siga suas instruções para a carta. Se a reclamação do serviço de atendimento ao cliente precisar ser redigida, obtenha o endereço correto do departamento para onde ela deve ir. Descubra se sua carta deve ser endereçada a alguém especificamente ou apenas a um departamento.
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Reúna todas as suas informações. Você pode precisar do nome da pessoa com quem você falou, se ele ou ela foi a causa da sua reclamação. Receba os nomes de todos com quem você falou, incluindo supervisores. Anote o nome do departamento, bem como o número de telefone do departamento. Se você souber as datas e horas em que falou com os indivíduos, inclua-os em seu documento. Às vezes você pode passar vários dias conversando com pessoas diferentes tentando obter uma chamada de serviço resolvida. Anote todos os outros detalhes que você possa pensar sobre sua reclamação de atendimento ao cliente.
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Escreva sua carta. Quando você está escrevendo sua carta, certifique-se de não deixar nenhuma informação em branco. Anote a ordem em que as coisas aconteceram e a ordem que você falou para certos indivíduos. Você também precisa explicar em detalhes sobre o que é sua reclamação. Forneça o máximo de detalhes possível. Inclua as etapas que você tomou para resolver o problema. Explique por que a empresa deve tomar as medidas necessárias para corrigir sua situação. Deixe a empresa saber que você esperará ouvir deles em um futuro muito próximo.
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Envie sua carta. Inclua na sua carta qualquer fotocópia de qualquer documento que ajude o seu caso. Mantenha uma cópia da sua carta para seus registros. A empresa deve voltar com você em um período de tempo razoável. Permita que 10 a 15 dias respondam. Você pode enviar uma cópia de sua carta a todos com quem você conversou ou, no mínimo, ao supervisor do departamento relevante.
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Faça o acompanhamento com a agência apropriada. Se você achar que não pode resolver o problema, talvez seja necessário entrar em contato com a Federal Trade Commission (FTC), o Better Business Bureau, uma agência de relatórios de crédito ou até mesmo o escritório do Procurador Geral. Eles também terão seus próprios procedimentos para registrar reclamações.